డచ్ చట్టం ప్రకారం ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత
26 జూన్ 2023న నవీకరించబడింది
మీరు డచ్ వ్యాపారాన్ని ప్రారంభించినప్పుడు, వ్యాపార వాతావరణాన్ని నియంత్రించే అన్ని డచ్ చట్టాలకు మీరు కట్టుబడి ఉండాలి. అటువంటి చట్టాలలో ఒకటి ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత అని పిలవబడేది. ఇది తప్పనిసరిగా మీకు చెబుతుంది, మీరు మీ వ్యాపార నిర్వహణను నిర్దిష్ట సంవత్సరాల పాటు ఆర్కైవ్ చేయాలి. ఎందుకు? ఎందుకంటే ఇది డచ్ టాక్స్ అథారిటీలు మీ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను వారు తగినట్లుగా చూసేందుకు వీలు కల్పిస్తుంది. పన్ను నిలుపుదల బాధ్యత అనేది నెదర్లాండ్స్‌లోని వ్యాపారవేత్తలందరికీ వర్తించే చట్టపరమైన బాధ్యత. మీరు పాత ఫైల్‌లు మరియు మీ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను ఆర్కైవ్ చేసే మార్గాలతో పని చేయడానికి అలవాటుపడితే, ఇది చాలా సవాలుగా నిరూపించబడుతుంది. మీకు తెలియకుండానే, మీరు నిలుపుదల బాధ్యతను పాటించకపోవడానికి మంచి అవకాశం కూడా ఉంది.
సారాంశంలో, ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత పేర్కొంటుంది, నెదర్లాండ్స్‌లోని అన్ని వ్యవస్థాపకులు తమ సంస్థ యొక్క పరిపాలనను ఏడు సంవత్సరాల పాటు ఉంచడానికి చట్టబద్ధంగా బాధ్యత వహిస్తారు. దయచేసి గమనించండి, కొన్ని పత్రాలకు, ఏడు సంవత్సరాల నిలుపుదల వ్యవధి వర్తిస్తుంది, అయితే మరికొన్నింటికి పదేళ్లు. పత్రాలు కూడా ఒక విధంగా నిల్వ చేయబడాలి, ఇది డచ్ టాక్స్ అథారిటీల ఇన్‌స్పెక్టర్‌లు సహేతుకమైన వ్యవధిలో పరిపాలనను సులభంగా తనిఖీ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది. ఈ ఆర్టికల్‌లో, మీ కంపెనీకి ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత అంటే ఏమిటి, మీరు దానికి ఎలా కట్టుబడి ఉండాలి మరియు ఎలాంటి ఆపదలను చూడాలి.
ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత గురించి సమాచారం
మేము ఇప్పటికే పైన వివరించినట్లుగా, డచ్ వ్యాపార యజమానులందరూ డచ్ టాక్స్ అథారిటీలకు ఏడేళ్ల క్రితం వరకు అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను తనిఖీ చేసే అవకాశాన్ని అందించే చట్టపరమైన బాధ్యతను కలిగి ఉన్నారు. ఇది సాధారణ లెడ్జర్, మీ స్టాక్ అడ్మినిస్ట్రేషన్, స్వీకరించదగిన ఖాతాలు మరియు చెల్లించవలసిన ఖాతాలు, కొనుగోలు మరియు అమ్మకాల నిర్వహణ మరియు పేరోల్ నిర్వహణ వంటి మీ ఆర్థిక వ్యయం మరియు సంపాదన గురించిన ప్రాథమిక డేటాకు వర్తిస్తుంది. కాబట్టి 1 నుండి అమలు అయ్యే ఏదైనా నిర్దిష్ట ఆర్థిక సంవత్సరంలో బయటకు వెళ్లే మొత్తం డబ్బుst జనవరి నుండి 31 వరకుst డిసెంబర్. మీరు గుర్తుంచుకోండి, అంటే ప్రతి ఒక్క డచ్ వ్యవస్థాపకుడు పన్ను అధికారులచే యాదృచ్ఛిక తనిఖీ సమయంలో గత ఏడు (లేదా పది) సంవత్సరాల నుండి మొత్తం డేటాను చూపించగలగాలి. యాదృచ్ఛికం అంటే, అవి అనుకోకుండా రావచ్చు, కాబట్టి మీరు సాధారణంగా ఎల్లప్పుడూ సిద్ధంగా ఉండాలి.
చెక్ జరగడానికి అనేక కారణాలు ఉన్నాయి, అయితే కొన్నిసార్లు ఇది సాధారణ ఆడిట్ వలె జరుగుతుంది. మీరు ప్రతిదీ చట్టబద్ధంగా చేస్తున్నారని మరియు మీ అడ్మినిస్ట్రేషన్ తాజాగా ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి, పన్ను అధికారులు మీకు కాలానుగుణ తనిఖీ అవసరమని నిర్ణయించవచ్చు. ఈ తనిఖీలు యాదృచ్ఛికంగా జరుగుతాయి, కానీ చాలా తరచుగా కాదు. ఇతర సందర్భాల్లో, పన్ను అధికారులు మిమ్మల్ని తనిఖీ చేయాలని నిర్ణయించుకోవడానికి చాలా స్పష్టమైన కారణం ఉంది. ఉదాహరణకు, పన్ను అధికారులు అనుమానాస్పదంగా ఉన్న రిటర్న్‌లను మీరు సమర్పించారు. లేదా పన్ను ఇన్స్పెక్టర్ మీ సరఫరాదారులలో ఒకరి వద్ద లేదా వ్యాపార భాగస్వామి లేదా ఇతర ప్రమేయం ఉన్న మూడవ పక్షం వద్ద నిర్వహించే విచారణ గురించి మీరు ఆలోచించవచ్చు. ఇన్స్పెక్టర్ మీ పరిపాలనకు యాక్సెస్‌ను అభ్యర్థిస్తారు మరియు అతను లోపాలు లేదా అక్రమాలను గుర్తించగలడా అని చూస్తాడు. అందుకే బుక్‌కీపర్‌లు మరియు అకౌంటెంట్‌లు తమ క్లయింట్‌లకు చక్కగా రూపొందించబడిన మరియు సంక్షిప్త పరిపాలనను నిర్వహించడం చాలా ముఖ్యం అని తరచుగా సూచిస్తారు.
పన్ను అధికారులు మీ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌లో ప్రవేశించడం వల్ల మాత్రమే కాదు, మీకు మరియు మీ కంపెనీకి ప్రత్యేకంగా ఇతర ప్రయోజనాల కారణంగా. మీరు పటిష్టమైన పరిపాలనను నడుపుతుంటే, ఇది మీ ఆర్థిక గణాంకాలపై అంతర్దృష్టిని అందిస్తుంది. మీరు దీన్ని ఇంటి పుస్తకానికి సమాంతరంగా కొంతవరకు చూడవచ్చు: మీరు వచ్చే మరియు బయటకు వెళ్లే మొత్తం డబ్బును పర్యవేక్షిస్తారు. దీనర్థం, సమస్యలు ఎక్కడ ఉన్నాయో మీకు ఖచ్చితంగా తెలుసు, ఉదాహరణకు, మీరు నిజంగా లాభాలలో సంపాదించిన దానికంటే ఆస్తులపై ఎక్కువ ఖర్చు చేసినప్పుడు. ఇన్స్పెక్టర్ మీ తలుపు తట్టే అవకాశం పెద్దగా లేకపోయినా, పరిపాలనను సక్రమంగా నిర్వహించడం ఇంకా తెలివైన పని. వ్యవస్థాపకులకు, అకౌంటింగ్ అనేది సమాచార నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి గణాంకాలకు నమ్మదగిన మూలం. దీనర్థం తక్కువ పెట్టుబడి పెట్టడం మరియు కొంత కాలానికి ఎక్కువ డబ్బు సంపాదించడం కాకుండా, కొత్తదానిలో ఎప్పుడు పెట్టుబడి పెట్టాలో నిర్ణయించుకోవడం సులభం. ఇది మీ కంపెనీ యొక్క లాభదాయకత యొక్క మొత్తం దృక్పథాన్ని మీకు అందిస్తుంది, మీరు నిజమైన విజయాన్ని సాధించాలనుకుంటే ఇది చాలా ముఖ్యం.
మీరు 10 సంవత్సరాల నిలుపుదల బాధ్యత వ్యవధిని ఎప్పుడు వర్తింపజేస్తారు?
మేము పైన క్లుప్తంగా చెప్పినట్లుగా, నిలుపుదల యొక్క సాధారణ కాలం 7 సంవత్సరాలు. కొన్ని సందర్భాల్లో, వ్యవస్థాపకులు సమాచారం మరియు డేటాను కొన్ని సంవత్సరాల పాటు నిల్వ చేయాల్సి ఉంటుంది, అంటే 10 సంవత్సరాలు. ఈ సుదీర్ఘ నిలుపుదల బాధ్యత వర్తించే పరిస్థితులలో ఒకటి, మీరు కార్యాలయ భవనాన్ని లేదా ఇతర రకాల వ్యాపార ప్రాంగణాన్ని కలిగి ఉన్నప్పుడు లేదా అద్దెకు తీసుకున్నప్పుడు. స్థిరాస్తిపై డేటా పది సంవత్సరాల నిలుపుదల బాధ్యతకు లోబడి ఉంటుంది, కాబట్టి మీరు మీ కంపెనీ ద్వారా ఏదైనా రకమైన ఆస్తిని కలిగి ఉంటే, మీరు ఎక్కువ కాలం నిలుపుదల వ్యవధికి లోబడి ఉంటారు. మీ కంపెనీ రేడియో మరియు టెలివిజన్ ప్రసార సేవలు, ఎలక్ట్రానిక్ సేవలు మరియు/లేదా టెలికమ్యూనికేషన్ సేవలను అందించినప్పుడు లేదా అందించడంలో పాలుపంచుకున్నప్పుడు మరియు OSS-స్కీమ్ (వన్-స్టాప్-షాప్) అని పిలవబడే వాటిని ఎంచుకున్నప్పుడు కూడా ఇది వర్తిస్తుంది. కొన్ని నిబంధనలు లేదా ఏర్పాట్ల గురించి పన్ను అధికారులతో ఒప్పందాలు చేసుకోవడం వాస్తవానికి పూర్తిగా సాధ్యమేనని గుర్తుంచుకోండి:
- పరిపాలన ఎంత వివరంగా ఉండాలి
- రికార్డులను ఉంచే విధానం
- ప్రాథమిక డేటా కాకుండా ఇతర డేటాను తక్కువ వ్యవధిలో ఉంచడం
వర్తిస్తే, వార్షిక వ్యవస్థాపక పన్ను మినహాయింపు కోసం "ప్రాథమిక డేటా" సమయ నమోదును కూడా ఉంచండి మరియు నవీకరించండి. ఇది మంచి మైలేజ్ నమోదును ఉంచుకోవడానికి కూడా వర్తిస్తుంది. వ్యాపారం కోసం మీ ప్రైవేట్ కారును ఉపయోగించడం కోసం మీరు ఒకదాన్ని ఉంచుకోవాలి లేదా మరొక విధంగా: మీరు మీ వ్యాపార కారును వ్యాపారం కోసం మాత్రమే ఉపయోగించినప్పుడు మరియు ఎప్పుడూ ప్రైవేట్‌గా ఉపయోగించకూడదు.
ఖచ్చితంగా ఎవరు పరిపాలనను నిర్వహించాలి?
మీరు అడిగే మొదటి ప్రశ్నలలో ఒకటి, కనీసం 7 సంవత్సరాలు పరిపాలనను కొనసాగించడానికి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు? వాస్తవానికి, ప్రతి ఒక్క వ్యాపార యజమాని అలా చేయవలసి ఉంటుంది. మీ వ్యాపారం ఎంత పెద్దదైనా లేదా చిన్నదైనా పట్టింపు లేదు: ప్రతి డచ్ వ్యాపారవేత్తపై బాధ్యత ఉంటుంది. మీరు అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను మాత్రమే ఉంచుకోవాల్సిన అవసరం లేదు, కానీ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ని కూడా పన్ను అధికారులు తనిఖీ చేయడానికి అనుమతించే విధంగా ఉంచాలి. కాబట్టి, ఇందులో కొన్ని నియమాలు మరియు నిబంధనలు ఉన్నాయి, అంటే డచ్ చట్టం ప్రకారం మీ పరిపాలన సరిగ్గా ఉండాలి. VAT రిటర్న్ మరియు ఇంట్రా-కమ్యూనిటీ సామాగ్రి (ICP) డిక్లరేషన్‌ను సరిగ్గా సమర్పించడానికి మీకు ఈ పరిపాలన అవసరం, కానీ మీ వ్యాపారాన్ని సరిగ్గా నిర్వహించగలగాలి. సాధారణంగా, దీనర్థం మీరు అన్ని ఒరిజినల్ డాక్యుమెంట్‌లను ఉంచుకోవాలి, కాబట్టి అతను/ఆమె చెక్ చేసినప్పుడు మీరు వాటిని ట్యాక్స్ ఇన్‌స్పెక్టర్‌కి చూపించగలరు.
పూర్తి VAT రికార్డులను ఉంచడం నుండి ఎవరు మినహాయింపు పొందారు?
పూర్తి VAT రికార్డులను ఉంచాల్సిన అవసరం లేని కొంతమంది వ్యవస్థాపకులు ఉన్నారు:
- VAT-మినహాయింపు వస్తువులు లేదా సేవలను మాత్రమే సరఫరా చేసే వ్యాపారవేత్తలు
- వ్యవస్థాపకులు కాని చట్టపరమైన సంస్థలు, కానీ VAT గుర్తింపు సంఖ్యను కలిగి ఉంటాయి
అదనపు పరిపాలనా బాధ్యతలు
మార్జిన్ గూడ్స్ వ్యాపారం చేసే కంపెనీని మీరు కలిగి ఉన్నారా? అప్పుడు అదనపు పరిపాలనా బాధ్యతలు మీకు వర్తిస్తాయి. మార్జిన్ వస్తువులు అంటే ఏమిటి? మార్జిన్ వస్తువులు సాధారణంగా ఉపయోగించే (రెండవ) వస్తువులు, మీరు VAT చెల్లించకుండా కొనుగోలు చేసారు. కొన్ని షరతులలో, కింది అంశాలను మార్జిన్ వస్తువులుగా కూడా పరిగణించవచ్చు:
- ఆర్ట్
- యాంటిక
- మీరు VATతో కొనుగోలు చేసే లేదా దిగుమతి చేసుకునే సేకరణలు.
ఉపయోగించిన వస్తువులు కేటగిరీ కిందకు వస్తాయి?
వాడిన వస్తువులు అన్నీ వస్తువులు, మీరు మరమ్మత్తు చేసిన తర్వాత అయినా ఉపయోగించకపోయినా మళ్లీ ఉపయోగించవచ్చు. దయచేసి గమనించండి, మీరు ప్రైవేట్ వ్యక్తి నుండి కొనుగోలు చేసే అన్ని వస్తువులు ఎప్పుడూ ఉపయోగించిన వస్తువులే, అవి ఎప్పుడూ ఉపయోగించకపోయినా. ఉపయోగించిన వస్తువులలో గుర్రాల మాదిరిగానే ఇంట్లో పెంచుకున్న వస్తువులు కూడా ఉంటాయి. మీరు మార్జిన్ వస్తువులను వర్తకం చేసినప్పుడు, మీరు రికార్డులను ఉంచాలి. మార్జిన్ వస్తువుల వ్యాపారం సాధారణ పరిపాలనా బాధ్యతలకు లోబడి ఉండటమే దీనికి కారణం. దీనితో పాటు, మార్జిన్ గూడ్స్ యొక్క మీ నిర్వహణకు వేర్వేరు నియమాలు వర్తిస్తాయి. మార్జిన్ వస్తువుల కొనుగోలు మరియు అమ్మకం తప్పనిసరిగా మీ రికార్డులలో ఉంచబడాలి. ఈ వస్తువుల కోసం, దీనిని సాధించడానికి రెండు వేర్వేరు పద్ధతులు ఉన్నాయి:
- మీరు ఒక్కొక్క వస్తువుకు వ్యాట్‌ని లెక్కిస్తారు మరియు మీ పరిపాలనలో ఒక్కో వస్తువు కొనుగోళ్లు మరియు విక్రయాలను ట్రాక్ చేయండి. పన్ను అధికారులు దీనిని వ్యక్తిగత పద్ధతి అని పిలుస్తారు.
- మీరు డిక్లరేషన్ వ్యవధిలో మొత్తం లాభ మార్జిన్‌పై VATని లెక్కిస్తారు. దీనిని మనం ప్రపంచీకరణ పద్ధతి అంటాము.
రెండు పద్ధతులు అదనపు పరిపాలనా బాధ్యతలకు లోబడి ఉంటాయి. కాబట్టి మీరు ఏ పద్ధతిని ఉపయోగిస్తున్నారు? ఈ ప్రశ్నకు సమాధానమివ్వడం ద్వారా సమాధానం పొందవచ్చు, ఇది మీరు ఏ పద్ధతిని ఉపయోగించడానికి అనుమతించబడుతుందో వస్తువుల రకాన్ని బట్టి ఉంటుంది. కింది వస్తువులకు ప్రపంచీకరణ పద్ధతి తప్పనిసరి:
- కార్లు, మోటార్ సైకిళ్ళు, సైకిళ్ళు, మోపెడ్‌లు మరియు కారవాన్‌లు వంటి రవాణా సాధనాలు
- దుస్తులు
- ఫర్నిచర్
- పుస్తకాలు మరియు పత్రికలు
- ఫోటో, ఫిల్మ్ మరియు వీడియో పరికరాలు
- వీడియో టేప్‌లు, డివిడిలు, మ్యూజిక్ క్యాసెట్‌లు, సిడిలు, ఎల్‌పిలు మొదలైనవి.
- సంగీత వాయిద్యాలు
- గృహోపకరణాలు
- విద్యుత్ ఉపకరణాలు
- పెంపుడు జంతువులు
- కళ, పురాతన వస్తువులు మరియు సేకరణలు (నిర్దిష్ట పరిస్థితులలో, గతంలో పేర్కొన్న విధంగా)
ఈ వస్తువులలో ఉపయోగించే భాగాలు, ఉపకరణాలు మరియు సరఫరాలకు కూడా ప్రపంచీకరణ పద్ధతి తప్పనిసరి, ఎందుకంటే అవి మార్జిన్ వస్తువులలో అంతర్భాగంగా ఉంటాయి. కాబట్టి, మీరు ఉపయోగించిన కారుపై కొత్త ఎగ్జాస్ట్ ట్యూబ్‌ను ఉంచినప్పటికీ, అది మార్జిన్ గుడ్ (కారు)లో భాగం అవుతుంది.
మార్జిన్ వస్తువులుగా అర్హత లేని వస్తువులు
మీరు మార్జిన్ గూడ్స్ కాకుండా ఇతర వస్తువుల వ్యాపారం చేస్తున్నారా? మీ వస్తువులు ఉపయోగించిన విధంగా అర్హత పొందలేవని అర్థం? అప్పుడు మీరు ప్రపంచీకరణ పద్ధతికి విరుద్ధంగా వ్యక్తిగత పద్ధతిని వర్తింపజేయాలి. ప్రపంచీకరణ పద్ధతి సానుకూల లాభ మార్జిన్‌లకు వ్యతిరేకంగా ప్రతికూల లాభాల మార్జిన్‌లను ఆఫ్‌సెట్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. అయితే ఇది వ్యక్తిగత పద్ధతిలో అనుమతించబడదు. ఏదైనా సందర్భంలో, ఇది మీకు సరిగ్గా సరిపోతుందని మీరు విశ్వసించినప్పుడు, పద్ధతులను మార్చమని డచ్ పన్ను అధికారులను అడగడం పూర్తిగా సాధ్యమే. మీరు వేలం నిర్వాహకులుగా ఉన్నప్పుడు లేదా మీ తరపున వేలం పాటదారుడిగా వ్యవహరిస్తున్నప్పుడు మాత్రమే, మీరు ప్రపంచీకరణ పద్ధతిని వర్తింపజేయలేరు. కొనుగోలుదారులు మరియు విక్రేతల మధ్య ఒక వేలంపాటదారుడు మధ్యవర్తిగా పనిచేస్తుండటం మరియు వస్తువు యొక్క యజమానిగా చూడలేకపోవడం దీనికి కారణం కావచ్చు. అలాగే, మీరు VATతో మార్జిన్ వస్తువులను అమ్మవచ్చు. మీరు నిజంగా VATతో మార్జిన్ వస్తువులను విక్రయించడాన్ని ఎంచుకోవచ్చు. కింద మీ పరిపాలనలో మీరు ఏమి చేయాలో మీరు చదువుకోవచ్చు సాధారణ VAT పథకం కింద విక్రయించేటప్పుడు పరిపాలనాపరమైన పరిణామాలు.
నిర్దిష్ట కాలవ్యవధిలో మీరు ఉంచుకోవాల్సిన ఖచ్చితమైన పత్రాలు
మేము ఇంతకు ముందు చెప్పినట్లుగా, పన్ను అధికారులు డేటాను తనిఖీ చేయగలిగేలా, మీరు 7 సంవత్సరాల పాటు మీ కంపెనీ అడ్మినిస్ట్రేషన్ యొక్క అన్ని ప్రాథమిక డేటాను ఉంచాలి. ఏదైనా వస్తువు లేదా సేవ యొక్క ప్రస్తుత విలువ గడువు ముగిసినప్పుడు 7 సంవత్సరాల వ్యవధి ప్రారంభమవుతుంది. ఈ సందర్భంలో 'కరెంట్' అంటే ఏమిటో వివరించడానికి, మేము కారు లీజు ఒప్పందం యొక్క ఉదాహరణను ఉపయోగించవచ్చు. మీరు 3 సంవత్సరాల వ్యవధిలో కారును లీజుకు తీసుకున్నారని ఊహించుకోండి. కాంట్రాక్ట్ సక్రియంగా ఉన్నంత కాలం, మంచి లేదా సేవ కరెంట్‌గా కనిపిస్తుంది. అయితే, ఒప్పందం ముగియడంతో, ఆ సమయంలో వస్తువు లేదా సేవ ఇకపై ఉపయోగించబడదు మరియు అందువల్ల, గడువు ముగిసినట్లు అర్హత పొందుతుంది. మీరు ఏదైనా (ఆఫ్) చెల్లించడానికి తుది చెల్లింపు చేసినప్పుడు, పరిస్థితికి కూడా ఇది వర్తిస్తుంది. ఆ క్షణం నుండి, మీరు ఈ వస్తువు లేదా సేవకు సంబంధించిన డేటాను వరుసగా 7 సంవత్సరాలు నిల్వ చేయాలి, ఎందుకంటే ఈ సమయంలో నిలుపుదల కాలం ప్రారంభమవుతుంది. అయితే, మీరు ఏ పత్రాలు మరియు ఏ డేటాను ఆర్కైవ్ చేయాలి అని తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారు. ప్రాథమిక డేటా సాధారణంగా క్రింది వాటిని కలిగి ఉంటుంది:
- సాధారణ లెడ్జర్
- స్టాక్ పరిపాలన
- కొనుగోలు మరియు అమ్మకాల నిర్వహణ
- స్వీకరించదగిన ఖాతాలు మరియు చెల్లించవలసిన ఖాతాల నిర్వహణ
- పేరోల్ పరిపాలన
పైన పేర్కొన్న ప్రాథమిక డేటాతో పాటు, మీరు మొత్తం మాస్టర్ డేటాను కూడా తప్పనిసరిగా ఉంచుకోవాలనే వాస్తవాన్ని మీరు పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. మాస్టర్ డేటా మీ రుణగ్రహీతలు మరియు రుణదాతలు మరియు ఆర్టికల్ ఫైల్‌ల గురించిన సమాచారం వంటి అంశాలకు సంబంధించినది. దయచేసి గమనించండి, మాస్టర్ డేటాలోని అన్ని ఉత్పరివర్తనలు తప్పనిసరిగా తర్వాత గుర్తించబడాలి.
ఇన్‌వాయిస్‌లను నిల్వ చేయడానికి సరైన మార్గం
నిలుపుదల బాధ్యతలో ముఖ్యమైన భాగం డేటాను స్వీకరించే మరియు నిల్వ చేసే నిర్దిష్ట మార్గం. ఈ నిర్దిష్ట అంశాన్ని కవర్ చేసే చట్టపరమైన నిబంధనల ప్రకారం, మీరు పన్ను విధించడానికి ముఖ్యమైన పుస్తకాలు, పత్రాలు మరియు డేటా క్యారియర్‌లను మీరు స్వీకరించిన విధంగానే ఉంచాలి. కాబట్టి, దాని అసలు స్థితిలో, సోర్స్ డేటా యొక్క ప్రాధమిక రికార్డింగ్ అని అర్థం. దీనర్థం, డిజిటల్‌గా స్వీకరించబడిన పత్రాన్ని కూడా డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయాలి, ఇది ప్రారంభంలో ప్రతికూలంగా అనిపించవచ్చు, ఎందుకంటే భౌతికంగా డేటాను నిల్వ చేయడం చాలా కాలం పాటు ప్రమాణంగా ఉంటుంది. ఇది ఇకపై వర్తించదు. ఉదాహరణకు, మీరు ఇ-మెయిల్ ద్వారా స్వీకరించే కోట్ లేదా ఇన్‌వాయిస్‌ని డిజిటల్ ఫైల్‌గా నిల్వ చేయాలి, ఎందుకంటే మీరు దాన్ని స్వీకరించిన అసలు మార్గం డిజిటల్. నిలుపుదల బాధ్యత నియమాల ప్రకారం, మీరు ఈ కోట్ లేదా ఇన్‌వాయిస్‌ను డిజిటల్‌గా మాత్రమే నిల్వ చేయవచ్చు.
మీరు చేయవలసిన మరో విషయం ఏమిటంటే, మీరు అందుకున్న ఫైల్ యొక్క మూలాన్ని నిల్వ చేయడం, ప్రతి డిజిటల్ ఫైల్‌ను డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయడం పక్కన. ఇన్‌వాయిస్‌ను సేవ్ చేయడం మాత్రమే సరిపోదు, ఎందుకంటే రసీదు తర్వాత, ఇన్‌వాయిస్ మీరు చేతితో సర్దుబాటు చేయలేదని నిరూపించగలరని పన్ను అధికారులు కోరుకుంటున్నారు. కాబట్టి, మీరు ఇన్‌వాయిస్‌ను నిల్వ చేయడమే కాకుండా, ఇన్‌వాయిస్ జోడించబడిన ఇ-మెయిల్‌ను కూడా నిల్వ చేయడం ద్వారా దీన్ని గ్రహించవచ్చు. మీరు PDF లేదా వర్డ్ ఫైల్‌గా సేవ్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్ నిజంగా ఇ-మెయిల్ ద్వారా స్వీకరించిన దానితో సమానంగా ఉందని ఇది ఇన్‌స్పెక్టర్‌ని చూడటానికి అనుమతిస్తుంది. సమాచార వ్యవస్థలోని డేటా, ఉత్పన్నమైన డేటా అని పిలవబడేది తప్పనిసరిగా మూల డేటాకు తిరిగి గుర్తించదగినదిగా ఉండాలి. అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయడానికి వచ్చినప్పుడు ఈ ఆడిట్ ట్రయల్ ఒక ముఖ్యమైన షరతు. మీ కస్టమర్‌లను గుర్తింపు కోసం అడగడానికి కూడా మీకు అనుమతి ఉంది. GDPR నియమాల ప్రకారం అనుమతించబడనిది, అయితే, ఈ గుర్తింపు రూపం కాపీ చేయబడింది మరియు ఉదాహరణకు, పరిపాలనలో నిల్వ చేయబడుతుంది. మీరు ఉద్యోగిని నియమించుకోవడం లేదా మీరు అందించే (కొన్ని) సేవలకు సబ్‌స్క్రైబర్ కావడానికి వ్యక్తులు తమ గుర్తింపును నిరూపించుకోవాల్సిన అవసరం వంటి సందర్భాల్లో మాత్రమే ఇది అనుమతించబడుతుంది.
భౌతిక పరిపాలనను ఉంచడానికి సరైన మార్గం
మీరు కాగితంపై పోస్ట్ ద్వారా స్వీకరించే ఇన్‌వాయిస్ లేదా ఇతర పత్రం మరియు దానిని తప్పనిసరిగా ఉంచాలి, మీరు పన్ను అధికారుల ప్రకారం డిజిటలైజ్ చేయవచ్చు మరియు డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయవచ్చు. కాబట్టి సారాంశంలో, మీరు మూలాధార ఫైల్‌ను భర్తీ చేస్తారు, ఇది కాగితంపై ఇన్‌వాయిస్, డిజిటల్ ఫైల్‌తో. దీనినే మార్పిడి అంటారు. అయితే గుర్తుంచుకోండి, ఈ దృష్టాంతంలో మీరు చట్టబద్ధంగా కట్టుబడి ఉన్న వ్యవధి కోసం మేము పైన పేర్కొన్నట్లుగా అసలు ఫైల్‌ను కూడా ఉంచుకోవాలి. డిజిటలైజ్ చేసేటప్పుడు, మీకు తెలియజేయవలసిన కొన్ని ముఖ్యమైన అంశాలు ఉన్నాయి. వ్యాపార యజమానులు తరచుగా ఇన్‌వాయిస్‌లను స్కాన్ చేయడం, డాక్యుమెంట్‌ల ఫోటో తీయడం లేదా డిజిటలైజేషన్ టూల్‌ని వారి అకౌంటింగ్ ప్రోగ్రామ్‌కి లింక్ చేయడం ద్వారా డిజిటలైజ్ చేస్తారు, దీనిని 'స్కాన్ & గుర్తింపు' అని కూడా పిలుస్తారు. డిజిటలైజేషన్ యొక్క ఈ చివరి మార్గం ద్వారా మాత్రమే, ఇన్‌వాయిస్‌లను మరింత సులభంగా డిజిటలైజ్ చేయడం మాత్రమే కాకుండా, సరైన విధానం ప్రకారం కూడా సాధ్యమవుతుంది.
నిలుపుదల బాధ్యత గురించిన బ్రోచర్‌లో, డచ్ టాక్స్ అథారిటీలు మార్పిడికి తప్పనిసరిగా పాటించాల్సిన షరతులను సూచిస్తారు. ఇక్కడ, అసలు పత్రం యొక్క భద్రతా లక్షణాలు కోల్పోకుండా ఉండటం ముఖ్యం. దీనర్థం, మీరు ఎల్లప్పుడూ పేపర్ ఇన్‌వాయిస్‌లను ఏడు సంవత్సరాల పాటు భౌతికంగా (కాగితం రూపంలో) ఉంచుతారు. ముఖ్యంగా నగదు చెల్లించిన రసీదులు ప్రామాణికతను తనిఖీ చేయడం పన్ను అధికారులకు కష్టం. మరోవైపు, దీని గురించి పన్ను అధికారులతో ఒప్పందాలు చేసుకున్న అకౌంటింగ్ సంస్థలు ఉదాహరణలు కూడా ఉన్నాయి. ఉదాహరణకు, కార్యాలయాలు తమ కస్టమర్లందరికీ భౌతిక ఇన్‌వాయిస్‌లను డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయడానికి సమిష్టిగా అనుమతిని పొందాయి, తద్వారా వారు ఇకపై కాగితంపై ఏమీ ఉంచాల్సిన అవసరం లేదు. వ్యాపారవేత్తగా మీరు మీ ఎంపికలను అన్వేషించడం మరియు మీ నిర్దిష్ట కోరికల గురించి పన్ను అధికారులతో మాట్లాడటం మంచిది. మీరు అన్నింటినీ శుభ్రంగా, పారదర్శకంగా మరియు చట్టబద్ధంగా ఉంచినంత వరకు, వారు తరచుగా అనువైనదిగా మరియు కొన్ని మార్గాల్లో మీకు సహాయం చేయడానికి సిద్ధంగా ఉంటారు.
డిజిటల్ డేటాను నిల్వ చేయడానికి సరైన మార్గం
డిజిటల్ డేటాను సరిగ్గా నిల్వ చేయడానికి అనేక మార్గాలు ఉన్నాయి. అత్యంత ముఖ్యమైన షరతు ఏమిటంటే, డేటా తప్పనిసరిగా 7 (లేదా 10) సంవత్సరాలు నిల్వ చేయబడాలి. మీరు మీ మొత్తం డేటాను నిల్వ చేసి, మీ స్వంత సర్వర్‌లో పని చేస్తున్నారా? మీరు మంచి బ్యాకప్ విధానాన్ని కలిగి ఉండాలని డచ్ ఫిస్కల్ చట్టం నిర్దేశిస్తుంది, అదే సమయంలో మీరు ఈ బ్యాకప్‌లను స్థిరంగా నిర్వహించాలి. దాని పక్కన, ఈ బ్యాకప్‌లు తప్పనిసరిగా డిజిటల్ అడ్మినిస్ట్రేషన్ ఉన్న ప్రదేశంలో కాకుండా వేరే ప్రదేశంలో నిల్వ చేయబడాలి. ఉదాహరణకు, మీరు దీని కోసం బాహ్య హార్డ్ డ్రైవ్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. మీ డేటాను నిల్వ చేయడానికి క్లౌడ్ సొల్యూషన్‌ను ఎంచుకోవడం కూడా అనుమతించబడుతుంది మరియు సాధ్యమవుతుంది. మీకు తెలుసా, క్లౌడ్-ఆధారిత అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో కింది వాటి వంటి అనేక ప్రయోజనాలు ఉన్నాయి:
- మీరు మరియు మీ బుక్ కీపర్ లేదా అకౌంటెంట్ ఏదైనా పరికరం నుండి డేటాను యాక్సెస్ చేయవచ్చు
- మీ డేటా సురక్షితంగా ఉంచబడుతుంది మరియు కంప్యూటర్ లేదా ఇతర పరికరం క్రాష్ అయినప్పుడు కోల్పోవడం లేదా పాడవడం సాధ్యం కాదు
- నిజమైన ప్రస్తుత డేటా ఆధారంగా మీరు మీకు తెలియజేయవచ్చు మరియు మీ కంపెనీని నడిపించవచ్చు
- మీరు అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు ఇతర ప్రోగ్రామ్‌లను కూడా లింక్ చేయవచ్చు
మీరు ఈ నియమాలను దృష్టిలో ఉంచుకుంటే, మీ డిజిటల్ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌ను సరైన మార్గంలో నిల్వ చేయడంలో మీరు చాలా సురక్షితంగా ఉంటారు. డిజిటల్ అడ్మినిస్ట్రేషన్‌కు సంబంధించి మరికొన్ని ఆసక్తికరమైన వివరాలను మేము దిగువన వివరిస్తాము.
ఫైల్‌లు మరియు డేటా యొక్క డిజిటల్ నిల్వకు సంబంధించిన అదనపు షరతులు మరియు అవసరాలు
మీరు పాత ఫ్యాషన్ పరికరాలపై డేటాను నిల్వ చేసారా? నిలుపుదల బాధ్యత అంటే, నిలుపుకున్న డేటా తప్పనిసరిగా యాక్సెస్ చేయబడాలి. కాబట్టి, మీరు అసలు ఫైల్‌ను యాక్సెస్ చేసి తెరవగలగాలి. దీనర్థం, ఉదాహరణకు, నిర్దిష్ట డిజిటల్ ఫైల్‌లను ఈ విధంగా మాత్రమే సంప్రదించగలిగితే, డేటాను యాక్సెస్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే పాత పరికరాలు తప్పనిసరిగా భద్రపరచబడాలి. మీరు పాత ఫ్లాపీ డిస్క్ లేదా మునుపటి Windows వెర్షన్ వంటి పాత నిల్వ మీడియా గురించి ఆలోచించవచ్చు. ఇంకా, చాలా అకౌంటింగ్ ప్యాకేజీలు ఆర్థికంగా ఆడిట్ ఫైల్ అని పిలవబడే వాటికి మద్దతు ఇస్తాయి. ఆడిట్ ఫైల్ సాధారణ లెడ్జర్ నుండి సారాంశం. అయితే, ఆడిట్ ఫైల్‌ను మాత్రమే ఉంచడం సరిపోదని దయచేసి గమనించండి, ఎందుకంటే ఇది అన్ని అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఎంట్రీలను కలిగి ఉండదు. అంతేకాకుండా, మీ క్యాలెండర్, యాప్‌లు మరియు SMS వంటి అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్ మార్గాలను గుర్తుంచుకోండి. ఇ-మెయిల్, వాట్సాప్, ఎస్ఎంఎస్ మరియు ఫేస్‌బుక్ ద్వారా వచ్చే అన్ని సందేశాలు 'బిజినెస్ కమ్యూనికేషన్' కేటగిరీకి చెందినవిగా పరిగణించబడేంత వరకు ఉంచాలి. తనిఖీ సందర్భంలో, ఈ సమాచారం తప్పనిసరిగా ఇన్స్పెక్టర్ అభ్యర్థించిన ఫారమ్‌లో అందుబాటులో ఉంచాలి. ఈ నియమం డిజిటల్ ఎజెండాను ఉంచడానికి కూడా వర్తిస్తుంది.
పేపర్ ఫైల్‌ని డిజిటల్ లేదా స్టోరేజ్ మాధ్యమంగా మార్చడం గురించి మరింత
కొన్ని షరతులలో, మీరు ఒక నిల్వ మాధ్యమం నుండి మరొకదానికి డేటాను బదిలీ చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఒక పేపర్ డాక్యుమెంట్ లేదా CD-ROMలోని కంటెంట్‌లను USB స్టిక్‌కి స్కాన్ చేయడం. వాస్తవానికి, దీన్ని చేయడానికి కొన్ని షరతులు ఉన్నాయి, అవి క్రింది విధంగా ఉన్నాయి:
- మార్పిడి సరిగ్గా మరియు పూర్తిగా జరుగుతుంది
- మార్చబడిన డేటా మొత్తం నిలుపుదల వ్యవధిలో అందుబాటులో ఉంటుంది
- మీరు డేటాను పునరుత్పత్తి చేయగలరు మరియు సహేతుకమైన సమయంలో దాన్ని చదవగలిగేలా మరియు నియంత్రించగలిగేలా చేయగలరు
మీరు దీన్ని గ్రహించడంలో విజయవంతమైతే, మీరు ఇకపై కాగితపు పత్రాలను ఉంచుకోవలసిన అవసరం లేదు. కాబట్టి మీరు పైన పేర్కొన్న షరతులను నెరవేర్చగలిగితే, మీరు ఇకపై అసలు పత్రాన్ని ఉంచాల్సిన అవసరం లేదు. ఇది మీ సమయాన్ని మరియు స్థలాన్ని ఆదా చేస్తుంది, ఎందుకంటే మీకు ఇకపై భౌతిక పరిపాలన అవసరం ఉండదు. కాబట్టి ప్రాథమికంగా, డిజిటల్ వెర్షన్ అసలు స్థానంలో పడుతుంది. సూత్రప్రాయంగా, వీటిని మినహాయించి, అన్ని పత్రాలకు మార్పిడి సాధ్యమవుతుంది:
- బ్యాలెన్స్ షీట్
- ఆస్తులు మరియు అప్పుల ప్రకటన
- కొన్ని కస్టమ్స్ పత్రాలు.
ఫిజికల్ అడ్మినిస్ట్రేషన్ లేకుండా, మీరు చాలా ఆఫీస్ స్పేస్‌ను మరియు మీకే అదనపు పనిని పుష్కలంగా సేవ్ చేసుకోవచ్చు. పాత ఆర్కైవ్‌లలో లేదా స్టఫ్డ్ క్లోసెట్‌లలోని షూబాక్స్‌లలో చూడాల్సిన అవసరం లేదు. మీరు గత 10 నుండి 20 సంవత్సరాల డిజిటల్ పరిణామాలను పరిశీలిస్తే, పూర్తి డిజిటల్ పరిపాలనకు అడుగు పెట్టడం తెలివైన పని. డిజిటల్‌గా నిల్వ చేయబడిన ఫైల్‌ను కోల్పోవడం దాదాపు అసాధ్యం, ప్రత్యేకించి మీరు క్లౌడ్-ఆధారిత పరిష్కారాన్ని ఉపయోగించినప్పుడు. అలాగే, డిజిటల్ ఫైల్‌లను లూప్ చేయడం చాలా సులభం మరియు వేగంగా ఉంటుంది. మీ అకౌంటెంట్‌కి కూడా సహాయం చేయండి. మీ అకౌంటెంట్‌తో ఎప్పటికప్పుడు మాట్లాడండి మరియు మీరు చట్టబద్ధమైన నిలుపుదల బాధ్యతను పాటించే విధంగా పరిపాలనను సెటప్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి. ఆన్‌లైన్ అకౌంటింగ్ ప్రోగ్రామ్‌లు మరింత నియంత్రించదగిన పరిపాలనలను అందించడమే కాదు. సురక్షితమైన ఫైర్‌వాల్‌లు మరియు సురక్షిత కీలతో, మంచి ఆన్‌లైన్ అకౌంటింగ్ ప్రోగ్రామ్‌లు స్వయంచాలకంగా మీ పరిపాలనను క్లౌడ్‌లో నిల్వ చేస్తాయి. మీరు మరియు మీ అకౌంటెంట్ కాకుండా మరెవరూ యాక్సెస్ చేయలేని, సురక్షితమైన ప్రదేశంలో డిజిటల్ సేఫ్‌గా మీరు దీన్ని చూడవచ్చు. లేదా: పన్ను అధికారులు, ఇన్స్పెక్టర్ మీ పుస్తకాలను తనిఖీ చేయాల్సి వచ్చినప్పుడు.
Intercompany Solutions ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యత గురించి మీకు మరింత తెలియజేయవచ్చు
మీరు చూడగలిగినట్లుగా, ఆర్థిక నిలుపుదల బాధ్యతతో చాలా ప్రమేయం ఉంది. అంశానికి సంబంధించిన తాజా చట్టం గురించి ఎల్లప్పుడూ తెలియజేయడం తెలివైన పని, కాబట్టి మీరు వర్తించే అన్ని డచ్ చట్టాలకు అనుగుణంగా పనిచేస్తున్నారని వ్యాపారవేత్తగా మీకు తెలుసు. మీ అకౌంటెంట్ వాస్తవానికి దీని గురించి మీకు తెలియజేయాలి, అలాగే ఈ చట్టాన్ని సరైన మరియు సురక్షితమైన పద్ధతిలో పాటించే అన్ని ఎంపికల గురించి తెలియజేయాలి. మీకు అకౌంటెంట్ లేకుంటే మరియు దానిని ఎలా పాటించాలో తెలియకుంటే, లేదా మీరు మీ స్వంత వ్యాపారాన్ని ప్రారంభించి, అటువంటి అంశాలకు కొత్తగా ఉంటే: అటువంటి సందర్భాలలో, మీరు ఎల్లప్పుడూ సంప్రదించవచ్చు Intercompany Solutions. మేము మీకు విస్తృతమైన ఆర్థిక మరియు ఆర్థిక సలహాలను అందించగలము, మీరు సరైన పరిపాలనను కొనసాగించడానికి ఉత్తమ మార్గంతో సహా. పన్నులు చెల్లించడం మరియు మీ వార్షిక పన్ను రిటర్న్‌ను డ్రా చేయడం వంటి వాటి విషయంలో మేము మద్దతు మరియు సలహాలను కూడా అందిస్తాము. మరింత సమాచారం కోసం మమ్మల్ని నేరుగా సంప్రదించడానికి సంకోచించకండి.
మూలాలు:
ఇలాంటి పోస్ట్లు:
- విదేశీ బహుళజాతి సంస్థలు & నెదర్లాండ్స్ వార్షిక బడ్జెట్
- నెదర్లాండ్స్‌లో ఎక్సైజ్ సుంకం మరియు కస్టమ్స్
- హాలండ్లో పన్ను ఎగవేతను ఎదుర్కోవటానికి ఆదేశాలు
- పన్ను అధికారులు క్రిప్టోకరెన్సీ యజమానులను గుర్తించగలరా?
- గ్రీన్ ఎనర్జీ లేదా క్లీన్ టెక్ రంగంలో కొత్తదనం పొందాలనుకుంటున్నారా? మీ వ్యాపారాన్ని నెదర్లాండ్స్‌లో ప్రారంభించండి
